La nouvelle fonction Rôles & accès

Le défi

Garder un processus de commande organisé est une difficulté à laquelle sont confrontés de nombreux groupes de restaurants lorsqu'ils se développent. C'était certainement le cas pour Mme Shawn, qui a récemment augmenté ses effectifs lors de l'ouverture de nouveaux sites.

Le problème était qu'il était difficile pour Eric, le responsable opérationnel de Mme Shawn, de fixer des limites à son équipe concernant les produits qui devaient (ou ne devaient pas) être commandés. De ce fait, un plus grand nombre de produits inattendus apparaissaient dans les livraisons et sur les factures, sans qu'Eric puisse facilement gérer ce problème.

La solution

En septembre 2021, Mme Shawn a commencé à utiliser la nouvelle fonctionnalité Rôles & Accès de Choco, qui a donné à Éric l'accès à trois nouveaux rôles qu'il pouvait attribuer à son équipe : Administrateur, Utilisateur, et Lecteur.

• Administrateur : Modifier les listes de produits et les rôles.
• Utilisateur : Répondre aux messages et passer des commandes.
• Lecteur : Afficher les messages et les commandes.

Voici comment Eric a utilisé ces rôles pour rationaliser le processus de commande de son équipe.

Tout d'abord, il a crée une liste des produits pré-approuvés pour chaque fournisseur, en supprimant les produits qui pouvaient porter à confusion. Ensuite, il a attribué à ses responsables de site le rôle d' "Utilisateur", afin qu'il puisse superviser toute modification des futures commandes.

Le résultat

Éric a rapidement commencé à voir les résultats. Comme il était le seul à contrôler les listes de produits, ceux-ci étaient beaucoup mieux organisés qu'avant lorsque tous les membres de l'équipe pouvaient apporter de petites modifications aux produits. Les listes de produits étaient plus cohérents d'un site à l'autre, où de nombreux petits changements sur des centaines de produits passaient inaperçus. Plus important encore, les nouveaux rôles ont permis de réduire le nombre de produits imprévus commandés.

Comment démarrer avec les Rôles & Accès ?

Pour une utilisation optimale de la fonction Rôles & Accès, vous pouvez suivre la structure générale utilisée par Éric et son équipe. En tant que membre de la direction, Éric s'est attribué le rôle d'"Administrateur" et a conservé l'accès à toutes les fonctionnalités de Choco. Après avoir nettoyé ses listes de produits en n'y ajoutant que les produits approuvés, il a ensuite attribué le rôle d' "Utilisateur" à ses responsables de site. Enfin, Éric a attribué le rôle de "Lecteur" à tous les nouveaux membres de l'équipe pour qu'ils apprennent les ficelles de l'opération.

Pour en savoir plus, vous pouvez regarder notre vidéo de démonstration qui explique cette nouvelle fonctionnalité. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à contacter aide@choco.com ou le support dédié via Équipe Choco dans l'application.